Subiekt w chmurze – kiedy warto przenieść system poza lokalny serwer

Subiekt od lat jest jednym z najczęściej wykorzystywanych systemów do obsługi sprzedaży i magazynu w polskich firmach. Dla wielu przedsiębiorstw stanowi podstawowe narzędzie codziennej pracy, dlatego sposób jego działania i dostępności ma bezpośredni wpływ na organizację całego biznesu. Problem pojawia się wtedy, gdy lokalny serwer zaczyna ograniczać rozwój firmy, utrudnia dostęp zdalny albo wymaga coraz większych nakładów na utrzymanie.

W takiej sytuacji coraz częściej rozważanym rozwiązaniem jest Subiekt w chmurze. Taki model pozwala zachować dobrze znane oprogramowanie, ale przenieść jego środowisko do profesjonalnej infrastruktury serwerowej. Dzięki temu firma nie musi rezygnować z dotychczasowego sposobu pracy, a jednocześnie zyskuje większą elastyczność i dostępność systemu.

Na czym polega Subiekt w chmurze?

W klasycznym modelu Subiekt działa na komputerze lub serwerze znajdującym się w siedzibie firmy. Użytkownicy korzystają z programu lokalnie, a dostęp spoza biura wymaga dodatkowej konfiguracji.

W modelu chmurowym program oraz jego baza danych działają na zdalnym serwerze. Użytkownik łączy się ze środowiskiem przez internet i pracuje tak, jakby system był uruchomiony na lokalnym komputerze.

Zmienia się więc miejsce działania infrastruktury, ale nie sam charakter pracy z Subiektem. Dla pracownika nadal jest to ten sam program, z tym samym interfejsem, dokumentami, kontrahentami i magazynami.

Dlaczego firmy decydują się na Subiekta w chmurze?

Najczęstszym powodem jest potrzeba pracy z wielu lokalizacji. Jeżeli firma posiada kilka oddziałów, magazyn, punkt sprzedaży albo pracowników zdalnych, lokalny serwer zaczyna być kłopotliwy.

Subiekt w chmurze pozwala wszystkim użytkownikom pracować na jednej bazie danych. Nie ma potrzeby tworzenia oddzielnych środowisk czy przenoszenia plików pomiędzy stanowiskami. Informacje są dostępne centralnie i na bieżąco.

Drugim powodem jest ograniczenie obowiązków związanych z infrastrukturą. Firma nie musi samodzielnie utrzymywać serwera, wymieniać sprzętu, konfigurować systemu operacyjnego czy reagować na każdą awarię sprzętową.

Jedna baza danych dla całej firmy

Centralizacja danych jest jedną z największych zalet pracy w chmurze. Jeżeli kilku pracowników korzysta z Subiekta w różnych lokalizacjach, wszyscy mają dostęp do tych samych, aktualnych informacji.

Ma to szczególne znaczenie w firmach handlowych i magazynowych. Sprzedawca może zobaczyć aktualny stan magazynowy, księgowość ma dostęp do wystawionych dokumentów, a właściciel może na bieżąco kontrolować najważniejsze informacje dotyczące działalności.

Dzięki temu firma ogranicza ryzyko pracy na nieaktualnych danych i eliminuje wiele problemów związanych z synchronizacją.

Dostęp do Subiekta poza biurem

Praca zdalna stała się dziś standardem również w mniejszych przedsiębiorstwach. Właściciele firm chcą mieć dostęp do danych z domu lub w podróży, handlowcy pracują w terenie, a pracownicy wykonują część obowiązków z innych lokalizacji.

Subiekt w chmurze pozwala korzystać z systemu niezależnie od miejsca, pod warunkiem dostępu do internetu i odpowiednich uprawnień. Dzięki temu lokalizacja przestaje być ograniczeniem.

To rozwiązanie może być szczególnie przydatne w sytuacjach awaryjnych. Awaria lokalnego komputera czy problemy w jednym biurze nie muszą oznaczać całkowitego zatrzymania pracy całego przedsiębiorstwa.

Subiekt GT i Subiekt nexo w środowisku chmurowym

Do chmury można przenieść zarówno starsze, sprawdzone środowiska oparte na Subiekcie GT, jak i nowsze rozwiązania z rodziny nexo.

Dla firm korzystających z Subiekta GT oznacza to możliwość dalszej pracy na znanym systemie bez konieczności natychmiastowej migracji do innego oprogramowania. Z kolei użytkownicy Subiekta nexo i nexo PRO mogą wykorzystać chmurę jako stabilne środowisko dla bardziej rozbudowanej pracy wielostanowiskowej.

W obu przypadkach kluczowe znaczenie ma odpowiednie dobranie zasobów serwera do liczby użytkowników, wielkości bazy oraz dodatkowych integracji.

Co z bezpieczeństwem i backupem?

Przeniesienie Subiekta do chmury oznacza, że dane firmy znajdują się poza jej fizyczną siedzibą. Dla wielu przedsiębiorców jest to początkowo źródłem obaw, ale w praktyce profesjonalne środowisko chmurowe może zapewnić wyższy poziom bezpieczeństwa niż typowy serwer lokalny.

Kluczowe znaczenie mają regularne kopie zapasowe, monitoring środowiska, aktualizacje oraz odpowiednia polityka dostępu użytkowników.

Dobrze zaprojektowana usługa powinna również uwzględniać kopie przechowywane poza podstawowym środowiskiem produkcyjnym. Dzięki temu awaria pojedynczego elementu infrastruktury nie powinna oznaczać utraty całej bazy danych.

Czy chmura oznacza lepszą wydajność?

Nie zawsze sam fakt przeniesienia systemu do chmury automatycznie poprawi wydajność. Kluczowe jest odpowiednie dobranie parametrów serwera oraz konfiguracji bazy danych.

Zaletą chmury jest jednak możliwość łatwiejszego skalowania. Jeżeli firma zwiększa liczbę użytkowników, baz lub dokumentów, środowisko można rozbudować bez konieczności fizycznej wymiany serwera w biurze.

To duża przewaga w przedsiębiorstwach, które rozwijają się dynamicznie i nie chcą co kilka lat inwestować w nowy sprzęt.

Dla kogo Subiekt w chmurze ma największy sens?

Rozwiązanie to szczególnie dobrze sprawdza się w firmach, które:

pracują w kilku lokalizacjach,
korzystają z Subiekta na wielu stanowiskach,
potrzebują regularnego dostępu zdalnego,
nie chcą utrzymywać własnego serwera,
chcą łatwo zwiększać zasoby wraz z rozwojem firmy,
oczekują centralnego środowiska pracy,
potrzebują profesjonalnej administracji i backupu.

Nie oznacza to jednak, że każda firma powinna natychmiast rezygnować z lokalnego serwera. Jeżeli infrastruktura jest nowa, dobrze zarządzana i w pełni odpowiada potrzebom, migracja może nie być konieczna.

IntoCloud jako rozwiązanie dla użytkowników Subiekta

IntoCloud specjalizuje się w udostępnianiu programów InsERT w środowisku chmurowym. Oferta obejmuje między innymi Subiekta GT, Subiekta nexo i nexo PRO oraz inne aplikacje wykorzystywane przez firmy do obsługi sprzedaży, magazynu, księgowości i klientów.

W zależności od potrzeb przedsiębiorstwa możliwe jest dobranie prostszego środowiska współdzielonego, rozwiązania dedykowanego lub bardziej rozbudowanej chmury prywatnej. Dzięki temu usługa może być dopasowana zarówno do mikrofirmy, jak i do przedsiębiorstwa pracującego na wielu stanowiskach i w kilku lokalizacjach.

W praktyce oznacza to możliwość pozostania przy znanym oprogramowaniu przy jednoczesnym ograniczeniu problemów związanych z utrzymaniem lokalnego serwera.

Subiekt w chmurze to przede wszystkim zmiana sposobu dostarczania infrastruktury, a nie zmiana samego systemu sprzedażowego. Dla firmy, która potrzebuje większej mobilności, prostszego skalowania i stabilnego dostępu z wielu lokalizacji, taki model może być naturalnym kolejnym etapem rozwoju środowiska IT.