Kiedy firma wyrasta z lokalnego serwera? Subiekt i InsERT w środowisku chmurowym

W wielu małych i średnich firmach infrastruktura IT rozwija się stopniowo. Na początku wystarcza jeden komputer, później pojawia się kilka stanowisk, wspólna baza danych, dodatkowe programy i serwer ustawiony gdzieś w biurze. Taki model może działać przez lata, ale w pewnym momencie zaczyna być coraz trudniejszy do utrzymania. Pojawiają się problemy z pracą zdalną, wydajnością, kopią zapasową albo dostępem do systemu z różnych lokalizacji.

To właśnie wtedy firma często zaczyna rozważać przeniesienie kluczowych aplikacji do chmury. Nie chodzi przy tym o zastąpienie całego oprogramowania nowymi narzędziami. W przypadku programów InsERT możliwe jest zachowanie dobrze znanych aplikacji i jednoczesne przeniesienie ich do profesjonalnego środowiska serwerowego.

Pierwsze sygnały, że lokalne środowisko zaczyna ograniczać firmę

Problemy rzadko pojawiają się z dnia na dzień. Najczęściej infrastruktura stopniowo przestaje nadążać za rozwojem przedsiębiorstwa. Początkowo użytkownicy zauważają jedynie wolniejsze działanie programu lub sporadyczne problemy z dostępem. Z czasem zaczyna to wpływać na organizację pracy całego zespołu.

Jednym z typowych sygnałów jest rosnąca liczba użytkowników Subiekta GT lub Subiekta nexo. System, który wcześniej był wykorzystywany przez jedną lub dwie osoby, zaczyna obsługiwać sprzedaż, magazyn, księgowość i pracowników w różnych lokalizacjach. Każda kolejna osoba zwiększa wymagania wobec serwera i sieci.

Drugim częstym problemem jest dostęp spoza biura. Właściciel chce sprawdzić dane z domu, handlowiec potrzebuje informacji podczas spotkania z klientem, a księgowość pracuje z innej lokalizacji. Lokalna infrastruktura, która została zaprojektowana z myślą o pracy wyłącznie w siedzibie firmy, zaczyna wymagać dodatkowych konfiguracji.

Subiekt w chmurze zamiast rozbudowy kolejnego serwera

W takiej sytuacji firma ma zasadniczo dwie możliwości. Może inwestować w nowy serwer lokalny i rozbudować istniejącą infrastrukturę albo przenieść środowisko do chmury.

Rozwiązanie Subiekt w chmurze pozwala korzystać z programu bez konieczności utrzymywania własnej infrastruktury serwerowej w siedzibie przedsiębiorstwa. Program oraz baza danych działają na zdalnym serwerze, a użytkownik łączy się ze swoim środowiskiem przez internet.

Jedną z firm specjalizujących się w takim modelu jest IntoCloud, marka należąca do API STUDIO. IntoCloud koncentruje się na udostępnianiu w chmurze programów InsERT, w tym Subiekta GT, Subiekta nexo i nexo PRO, a także Rewizora, Gestora oraz Rachmistrza.

Dla przedsiębiorstwa oznacza to możliwość pozostania przy dobrze znanym oprogramowaniu przy jednoczesnej zmianie sposobu jego utrzymywania.

Jedna baza danych dla kilku lokalizacji

Jednym z największych wyzwań szybko rozwijających się firm jest zachowanie jednej, aktualnej wersji danych. Jeżeli przedsiębiorstwo posiada kilka punktów sprzedaży lub pracowników działających poza głównym biurem, lokalny serwer może stać się trudny do wykorzystania.

W środowisku chmurowym wszyscy uprawnieni użytkownicy pracują na tej samej bazie danych. Dokument wystawiony w jednym oddziale jest od razu widoczny dla innych użytkowników, podobnie jak informacje o kontrahentach, stanach magazynowych czy rozrachunkach.

Nie ma potrzeby tworzenia oddzielnych baz i późniejszej synchronizacji informacji. Pozwala to ograniczyć liczbę błędów oraz uprościć organizację pracy.

Praca zdalna bez przenoszenia danych pomiędzy komputerami

Kolejną zaletą centralnego środowiska jest możliwość pracy niezależnie od lokalizacji użytkownika. Program nie znajduje się na konkretnym komputerze pracownika, dlatego zmiana miejsca pracy nie oznacza konieczności przenoszenia bazy lub instalowania wszystkiego od początku.

IntoCloud wykorzystuje między innymi zdalny dostęp do środowiska serwerowego, dzięki czemu pracownik może korzystać z programów InsERT tak, jak z aplikacji uruchomionych lokalnie.

Ma to szczególne znaczenie dla firm, które działają hybrydowo, posiadają przedstawicieli handlowych lub współpracują z pracownikami znajdującymi się poza siedzibą przedsiębiorstwa.

Co dzieje się z kopią zapasową?

Backup jest jednym z tych elementów infrastruktury IT, które często pozostają niezauważone aż do momentu awarii. Samo wykonywanie kopii nie wystarcza. Znaczenie ma również to, gdzie jest ona przechowywana i czy w razie problemu można rzeczywiście odzyskać dane.

W modelu lokalnym firma musi samodzielnie zadbać o całą procedurę. Kopia wykonywana na drugi dysk znajdujący się w tym samym komputerze nie chroni przed wieloma rodzajami awarii czy zdarzeń losowych.

IntoCloud deklaruje wykonywanie regularnych kopii zapasowych oraz przechowywanie dodatkowych kopii poza podstawowym środowiskiem. Administracja infrastrukturą i utrzymanie systemów pozostają po stronie dostawcy usługi.

Dla firmy korzystającej z InsERT oznacza to ograniczenie liczby czynności technicznych, którymi musi zajmować się we własnym zakresie.

Środowisko, które można dopasować do skali firmy

Nie każda organizacja potrzebuje pełnej chmury prywatnej. Dla mikroprzedsiębiorstwa wystarczające może być proste środowisko współdzielone, podczas gdy większa firma będzie potrzebowała własnych zasobów, prywatnej sieci i bardziej rozbudowanej infrastruktury.

IntoCloud oferuje różne modele usług dostosowane do wielkości przedsiębiorstwa. Mniejsze podmioty mogą korzystać z wariantu ECO, natomiast dla bardziej wymagających organizacji dostępne są środowiska dedykowane oraz chmura prywatna.

W rozwiązaniach dedykowanych możliwe jest wykorzystanie dodatkowych aplikacji oraz bardziej rozbudowanych elementów infrastruktury, takich jak Active Directory czy prywatna sieć VPN. W przypadku chmury prywatnej przedsiębiorstwo może korzystać ze scentralizowanego środowiska obejmującego serwery wirtualne, zasoby sieciowe oraz przestrzeń dyskową.

Chmura nie rozwiązuje wszystkiego automatycznie

Przeniesienie programów do chmury nie oznacza, że znikają wszystkie kwestie techniczne. Nadal istotna jest jakość połączenia internetowego, właściwe zarządzanie użytkownikami i odpowiednie dopasowanie zasobów do obciążenia.

Różnica polega jednak na tym, że firma nie musi samodzielnie budować całej infrastruktury ani utrzymywać jej fizycznie w swoim biurze. Zamiast reagować na awarie sprzętu, może korzystać z zarządzanego środowiska i wsparcia dostawcy.

To szczególnie istotne w przedsiębiorstwach, które nie posiadają własnego działu IT.

Kiedy warto poważnie rozważyć migrację?

Przeniesienie systemów InsERT do chmury warto przeanalizować przede wszystkim wtedy, gdy firma zaczyna pracować w kilku lokalizacjach, zwiększa liczbę użytkowników albo potrzebuje regularnego dostępu zdalnego.

Innym argumentem może być zbliżająca się wymiana lokalnego serwera. Zamiast inwestować w kolejne urządzenie na kilka lat, można porównać koszty zakupu, utrzymania i administracji sprzętu z usługą chmurową.

Nie chodzi więc o to, aby każda firma rezygnowała z własnego serwera. Chmura jest jednym z modeli infrastruktury i powinna odpowiadać na rzeczywiste problemy przedsiębiorstwa. Jeżeli jednak lokalny serwer coraz częściej utrudnia rozwój, przeniesienie Subiekta GT, nexo PRO czy innych systemów InsERT do chmury może być kolejnym logicznym etapem rozwoju środowiska IT.

IntoCloud specjalizuje się właśnie w takich wdrożeniach, łącząc znajomość programów InsERT z usługami chmurowymi, administracją serwerową i zdalnym dostępem do aplikacji biznesowych. Dzięki temu przedsiębiorstwo może zachować wykorzystywane od lat oprogramowanie, jednocześnie uniezależniając jego działanie od pojedynczego serwera znajdującego się w firmowym biurze.